Law By Expert: Registro Mercantil. Recientes desarrollos

En esta oportunidad en nuestro Law by Experts, correspondiente al mes de febrero, el abogado Jesús Dávila comparte con nosotros algunas notas que tienen como objeto actualizar a los lectores en materia de Registro Mercantil.

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Algunas anotaciones sobre sobre el Registro Mercantil. Recientes desarrollos

En fecha reciente, los procesos registrales en materia mercantil han sufrido cambios importantes que tienen una resonación especial en la dinámica de las compañías y demás actores del ecosistema mercantil, e.g., factores, firmas personales, et al.  No es difícil entender el impacto que estos procesos tienen en la capacidad de las compañías, emprendimientos y sociedades de hacer negocios.  Más aún, en un ambiente de alta regulación como lo es Venezuela, los retrasos injustificados en estos temas pueden generar consecuencias en toda la cadena regulatoria y de cumplimiento, ocasionando graves situaciones.

Por ejemplo, una sociedad regulada (institución bancaria o de seguros) que no logra registrar debidamente sus nombramientos de Junta Directiva puede enfrentar problemas de cumplimiento normativo/regulatorio que nada tienen que ver con la diligencia propia y sí con la implementación de sistemas que no necesariamente procuran un ambiente “amigable” para la iniciativa privada.

Vale la pena resaltar que la primera publicación de la Ley de Registro Público y Notariado 1 (la “Ley de Registros”), supuso un cambio importante en la política gubernamental con relación a estos asuntos. Quizás un elemento a destacar -sin menospreciar otros que podrían encontrarse de una revisión minuciosa- es la centralización de decisiones y políticas que reside en el Servicio Autónomo de Registros y Notarías (“SAREN”), y que constituye a este ente como una suerte de “policía registral” cuyas buenas intenciones no cuestionamos pero que ciertamente representa (en algunos casos) un paso burocrático adicional.

Así las cosas, podemos identificar al menos dos eventos importantes en fecha reciente que han representado un giro importante en los procesos registrales mercantiles en Venezuela: (i) la “digitalización” de los procesos y (ii) la muy reciente publicación de una reforma a la Ley de Registros.  Abajo, paso a dar algunas ideas generales sobre estos dos hitos y sus efectos.  Preliminarmente, es importante indicar que lo reciente de estos eventos solo permite evaluarlos desde su muy corta vida, por lo que estudios subsecuentes serán necesarios para evaluar a cabalidad estas decisiones en materia registral.

1. La “digitalización” de los procesos

Es evidente que la virtualización es una realidad necesaria para todos los ámbitos comerciales.  Lo anterior, encontró un catalizador en la situación de pandemia global que necesariamente nos alejó de las reuniones presenciales para favorecer una comunicación de pantallas. Podemos indicar que en los últimos 20 años ha sido política de Estado lograr un mayor y mejor acceso al internet. Adicionalmente, muchos cuerpos normativos, e.g., Ley de Infogobierno, claramente tienden establecer el universo virtual/digital como la plataforma en la cual los ciudadanos deberían interactuar con las diversas instituciones del gobierno.

Sin embargo, estas intenciones han encontrado trabas evidentes que no son objeto de este comentario pero que parecen obvias para cualquier individuo del país. Piénsese nada más en el claro decaimiento de la red de telecomunicaciones2 o nuestro consabido primer lugar como el país con la velocidad de conexión más lenta de la región3 .

Creo que estas últimas ideas justifican mi expresión “digitalización”, es decir, el uso de comillas para resaltar los retos que plantea estos nuevos procedimientos.

Desde este punto de vista y con base en publicaciones del SAREN en sus redes sociales el 2 de agosto de 2021, el SAREN impuso un procedimiento que básicamente cabalga en tres fases: (i) la primera es la “entrega” de los documentos de manera virtual (que no excedan de tres megabytes) en la interfaz del webpage del SAREN.  Dicho de otra manera, los documentos se “cargan” y son revisados; (ii) si lo anterior es superado, se entregan físicamente los recaudos para confirmar la revisión correspondiente; y (iii) finalmente, se establece el otorgamiento que sigue siendo presencial.  Como se puede observar, he omitido lo que refiere a las tasas y gastos por el proceso de registro.  Esta omisión tiene toda la intención de ser corregida en la segunda parte de estos comentarios.

Vale la pena señalar que la “digitalidad” (tal y como hemos descrito el procedimiento) únicamente se refleja en la primera fase correspondiente a la entrega de los documentos correspondientes.

Desde este punto de vista, creo posible argumentar ventajas de este sistema: (i) favorece la situación de distanciamiento social y garantiza el cumplimiento de las normas sanitarias relativas a la pandemia; (ii) asegura un registro/evidencia en el universo virtual de la documentación necesaria para proceder con la protocolización de los documentos; (iii) establece algo de transparencia en los procesos.  Si bien, no hemos evolucionado a sistemas con seguridad más robusta, e.g., tecnología de cadena de bloques, el hecho que la interfaz permita el “uploading” de los documentos de alguna manera permite justificar la entrega de los mismos y evitar traspapeleos tan comunes en los sistemas completamente físicos; y (iv) genera una sensación de modernidad y simplificación, muy necesaria para establecer el principio de seguridad jurídica.

Ahora bien, esta migración no necesariamente viene sin notables obstáculos y problemas que deben ser corregidos y analizados: (i) la plataforma del SAREN se presenta de forma simple y sencilla, lo cual puede ser beneficioso para algunos usuarios, pero un verdadero contratiempo para otros.  Adicionalmente, la situación económica del país, supone la aplicación de soluciones societarias complejas que traten de enfrentar los temas que aquejan a los actores del ecosistema mercantil.  Por ejemplo, los tiempos de pandemia obligan a realizar complejos procesos de recapitalización, liquidación o incluso transformación en las sociedades.  Muchas de estas figuras sofisticadas no se incluyen dentro del listado de trámites que el usuario debe seleccionar para cargar una nueva solicitud y por tanto se generan inconvenientes en los procesos de registro.

Es necesario flexibilizar la interfaz y hacerla más intuitiva para lograr una atención a este tipo de problemas; (ii) como se dijo arriba, las velocidades de conexión en el país distan de ser las más rápidas, con lo cual el proceso de “uploading” de documentos puede ser lento y muy complicado.

Si a lo anterior, se le suma que existe un límite del tamaño (número de KB por documento), entonces el asunto se hace aún más difícil porque obliga al usuario a (en algunos casos) reducir el formato de los documentos que está entregando lo cual trae la obvia disminución de la calidad de la imagen y por lo tanto la posible ilegibilidad del documento; y (iii) no se ha desechado la presencialidad del proceso, con lo cual ahora los usuarios debemos lidiar con los problemas digitales y los físicos.  Lo anterior, duplica los posibles obstáculos en el proceso de registro.

Es posible argumentar que el nuevo formato digital de registro no necesariamente acorta los procesos y muy por el contrario puede representar una verdadera calamidad para ciertos trámites.  A pesar de lo anterior, este es un primer paso importante en la facilitación de los procesos registrales y en la eventual simplificación de tales trámites.

2. La reforma de la Ley de Registros y Notarías

En fecha 16 de diciembre de 2021 fue sancionada la reforma a la ley mencionada, la cual deroga parcialmente la previa Ley de Registros y Notarías publicada el 19 de diciembre de 2014.  Tal y como lo hemos advertido en publicaciones previas preparadas por nuestra Firma4, esta reforma se centró esencialmente en establecer el petro (PTR) como referencia obligada al momento de calcular las distintas tasas aplicables a las siguientes actividades: (i) habilitación; (ii) prestación de servicios; (iii) procesamiento; (iv) materia no contenciosa mercantil; (v) materia no contenciosa civil y contenciosa administrativa; (vi) actuaciones fuera del recinto y (viii) traslados.  Recientemente, el SAREN publicó cuatro resoluciones en las que establece las nuevas tasas para los diversos trámites a realizar ante las notarías y registros (principales, públicos y mercantiles)5.

Más allá de la discusión teórica sobre (i) la legalidad del uso del PTR como elemento referencial para el cálculo de las tasas registrales y (ii) la posible ilegalidad fiscal de dicha reforma, lo importante es entender que resulta evidente que este nuevo patrón necesariamente aumenta el valor de los trámites a realizarse frente al Registro Mercantil.

En este momento es difícil anticipar el efecto que tal aumento significará en los trámites que los distintos y diversos actores del ecosistema mercantil realicen.  Es evidente que aquellas compañías y/o individuos con una mayor capacidad financiera podrán enfrentar este cambio de una manera más eficiente, mientras que pequeños emprendimientos podrían verificar un aumento en los costos de mantenimiento corporativo. Pensamos que será pertinente analizar si lo anterior promoverá una migración a esquemas informales de negocios, lo cual, de ninguna manera la informalidad beneficia al ecosistema y más bien genera ineficiencias tanto a los actores del lado privado como a los entes del Estado que pueden ver mermada su capacidad de generar ingresos fiscales.  Estamos al tanto que varias normas, e.g., leyes para promover nuevos emprendimientos, podrían aminorar ciertas cargas fiscales, con lo cual es importante la divulgación y la apertura de espacios que permitan democratizar este conocimiento.

Ahora bien, este aumento de las tasas puede incidir positivamente en la prestación del servicio registral, permitiendo la adecuación de la infraestructura física, así como en la mejora de las condiciones de trabajo de los funcionarios que cada día se esfuerzan en prestar el mejor apoyo para lograr buenos términos de los trámites registrales.

En conclusión, si bien los desarrollos mercantiles actuales apuntan a la dirección adecuada, i.e., digitalización y aumento de tasas en aras de mejoras en el servicio, no es menos cierto; que se debe monitorear con mucha precisión la manera como los mismos van evolucionando a los efectos de garantizar un sistema que beneficie a todos sus actores.

Referencias bibliográficas:

1 Gaceta Oficial No. 37.333 del 27 de noviembre de 2001, reimpresa por la Gaceta Oficial No. 5.556 Extraordinario del 13 de noviembre de 2001.

2 Según la Cámara de Empresarios de Servicios de Telecomunicaciones (CASETEL), ha habido una mínima recuperación en el sector de los servicios de internet; sin embargo, pareciera no ser suficiente, sobretodo en la mayoría de los estados del interior del país [https://urldefense.com/v3/__https://casetel.org.ve/boletin-n-295/__;!!Hj9Y_P0nvg!CPDB7LZLnpkBMN67N9XQSR3ZFLQU0jWr7Q4jCF9P5_QvNahD6U9tR-R8EIcVBkpOIKGNlE53LEQ$]

3 Según cifras de la Comisión Económica para América Latina y el Caribe, para 2017 el ancho de banda de Venezuela tiene alrededor de 0,2% de conexiones de más de 10 Mbps y alrededor de 0,1% de conexiones por encima de 15 Mbps.

4 Disponible en Asamblea Nacional dictó la nueva Ley de Registros y Notarías — ATTORNEY ADVERTISING (bakerxchange.com).

5 Ver “Venezuela: El Servicio Autonómo de Servicios y Notarías (SAREN) estableció nuevas tasas para trámites ante registros y notarías” en attachment_dw.action (bakermckenzie.com)

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