Analista administrativo de eventos

Caracas, Venezuela

Tiempo completo

Objetivo

Realizar trabajos generales de oficina, asegurando el buen funcionamiento diario, colaborando en la organización y ejecución de eventos y talleres, proporcionando soporte logístico y administrativo. Realizar tareas afines que le sean asignadas, adaptándose a las necesidades del equipo y administrar las actividades relacionadas con la permisología legal e impositiva, asegurando el cumplimiento de las normativas vigentes.

Funciones

Perfil

Técnico Superior en Administración, Comunicación Social o carrera afín.
Sexo: Indistinto
Edad: Indistinto

Responsabilidades

Carga en el sistema ZOHO las inscripciones y registros de participantes a eventos y talleres.
Se responsabiliza por las solicitudes de presupuestos y cotizaciones de los interesados en inscribirse a los eventos, asegurando respuestas oportunas.
Confirma la inscripción de los participantes a los eventos y talleres.
Ofrece información telefónica y por correo electrónico sobre eventos a clientes e interesados. Administra la cuenta de correo de eventos y los canales digitales.
Solicita y tramita las órdenes de compra de los clientes inscritos en eventos y talleres, gestionando su posterior facturación (caso de cartas compromiso).
Se responsabiliza por la dotación de material de apoyo a los asistentes de los eventos y talleres.
Controla el acceso y registro de los participantes en cada evento y taller.
Elabora los certificados de asistencia, cuando aplique.
Verifica el cierre entregado por administración y realiza el cierre y cuadre definitivo del evento junto con el coordinador encargado.
Tramita ante la alcaldía y otros entes los permisos municipales y de seguridad necesarios para los eventos, tanto para VenAmCham (organizador) como para los patrocinantes. Gestiona el pago de dichos impuestos y permisos.
Prepara el material a entregar a los participantes de los eventos.
Presenta informes de gestión de las actividades realizadas por su unidad.

Habilidades y destrezas

Procedimientos de oficina y gestión administrativa.
Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
Capacidad para interactuar de manera efectiva y profesional con el público.
Habilidad para gestionar múltiples tareas y prioridades de manera eficiente.
Manejo de Microsoft 365 y Zoho (no indispensable)

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